Les services administratifs :

Comme les services généraux, les services administratifs sont présents sur le temps de présence des enfants, mais aussi sur les périodes de congés scolaires afin d’assurer l’accueil
téléphonique et physique, la gestion financière et la veille informatique notamment.
Les services administratifs se décomposent en 3 entités :

  • L’accueil / secrétariat

Il s’agit notamment d’assurer :

  • L’accueil téléphonique et physique
  • La réception et la transmission des informations (absences élèves, personnels, retards taxis,etc…)
  • La gestion des clefs de l’établissement et des plannings des véhicules
  • La gestion du courrier et de l’information
  • Le secrétariat de direction ainsi que le secrétariat courant du coordonnateur pédagogique et des responsables de service
  • Les courriers internes, institutionnels ou externes (notes d’information, correspondances avec les familles, etc…)
  • La gestion des dossiers des enfants, des dossiers d’admission, des renouvellements auprès de la MDPH, le suivi des effectifs, les assurances scolaires
  • Les documents institutionnels (rapports d’activités…)
  • L’envoi des dossiers des instances (Comité Technique d’Etablissement, Conseil d’Administration, Conseil de la vie sociale…)
  • Le suivi du dossier de la formation professionnelle (Comité Technique Formation, lien avec l’ANFH…)…
    1. L’informatique

Il s’agit notamment d’assurer :

      1. La veille informatique et l’installation des nouvelles technologies
      2. L’administration et gestion du réseau et maintenance du matériel informatique
      3. Les interventions sur les postes y compris dans les établissements partenaires (Ecoles Michelet et Jean Zay – Gérard Philipe)
      4. L’installation de logiciels, les relations fournisseurs, l’aide aux utilisateurs sur différents logiciels
      5. Une contribution à l’élaboration de documents institutionnels
      6. La mise en place et la mise à jour du site internet, de l’intranet et de la base de données enfants…
        • La comptabilité / ressources humaines

Concernant la comptabilité, il s’agit de :

      • La préparation et le suivi des budgets (budget institut et budgets annexes, fonctionnement et investissement), la réalisation du compte administratif,
        déclarations annuelles et des documents officiels
      • La gestion des dépenses (transports, alimentation, fournitures scolaires…)
      • La gestion des recettes (prix de journées, dotations globales, recettes diverses…)
      • Suivi de l’activité des différents services (journées, séances…)
      • la gestion des ressources humaines (contractuels, gestion de la carrière des agents, élaboration de la paie, états comptables de fin d’année)
      • Les relations avec les intervenants (personnels, fournisseurs, sécurité sociale / CAF, ARS, paierie départementale…)
ANFH CHU La région L'ARS
APF académie MDPH PEP